Применение ККТ / Бухгалтерский учет

 

Основные правила эксплуатации ККТ определены письмом Минфина России от 30.08.1993 г. № 104 и постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, www.consultant.ru. Несмотря на то, что они относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с юридическими лицами.

Им утверждены формы первичных документов (формы КМ-1 - КМ-9), необходимых для работы с аппаратом, и порядок их заполнения. Оба документа нужно применять в части, не противоречащей Закону № 54-ФЗ, пока не будут утверждены новые.

Перед началом работы на ККТ в нее надо вставить контрольную ленту, на которой указывается тип и заводской номер машины, дата и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписью кассира-операциониста и предпринимателя.

После включения машины необходимо проверить дату.

Для проверки работоспособности ККТ печатается чек без обозначения суммы (нулевой). Таких чеков бывает два-три. Их цель – проверить четкость печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки даты и нумерации чеков. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня. А в конце дня они прикладываются к кассовому отчету.

 Потом пробивают Х-отчет (промежуточный). Это – дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков (по секциям и по общему итогу), но при этом счетчики не меняют своих значений.

Показатели Х-отчета, распечатанного перед началом работы, должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 Журнала кассира-операциониста как данные на начало текущего дня. Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предпринимателя в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки предпринимателю.

При вводе ККТ в эксплуатацию, а также при инвентаризации кассы оформляется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ -1).

Акт оформляется в 2-х экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй – остается у предпринимателя.

В Акте фиксируются показания следующих счетчиков:

1)     Контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули.

2)     Главного суммирующего счетчика.

3)     Секционных суммирующих денежных счетчиков.

Акт должен подписывать представитель контролирующей организации и предприниматель.

На каждый кассовый аппарат заводится журнал кассира-операциониста (форма КМ-4). В него ежедневно записываются показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня (так называемый Z-отчет). Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и оприходованной в главной книге и кассовом отчете. При расхождении фактическая сумма определяется сложением сумм, напечатанных на контрольной ленте аппарата. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Если кассир пробил чек неправильно, необходимо пробить новый. Ошибочный чек нужно сохранить. В конце дня оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3). В нем отражается номер и сумма чека (если за день таких чеков несколько, то каждого чека). Акт оформляют в одном экземпляре при сдачи и оформлении выручки за день. Акт подписывается должностными лицами организации.

Затем ошибочные чеки погашаются (путем надрыва или специальным штампом), наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом передаются в бухгалтерию. Указанная в акте сумма отражается в графе 15 Журнала кассира-операциониста, и на данную сумму уменьшается выручка кассового аппарата за этот день.

Выручка за день сдается кассиром старшему кассиру, что отражается в квитанции к приходному кассовому ордеру. Правильность отражения полученной выручки проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом и товарном отчетах.

Точно такой же акт составляется в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара, и предприниматель вернул ему деньги.

Внимание!

Кассовый чек нужно выдавать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром  

Если кассовый аппарат установлен непосредственно на прилавке магазина, за стойкой бара, на раздаче для работы официантов, то используется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5). Этот журнал, так же как и Журнал кассира-операциониста, должен быть прошнурован, страницы пронумерованы, скреплен печатью организации или индивидуального предпринимателя и подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

 В конце дня желательно сначала напечатать Х-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем кассир-операционист снимает Z-отчет. Это – дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Эта операция фиксирует в памяти машины, накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом предпринимателю. При сдаче выручки предпринимателю оформляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Квитанция к приходному ордеру остается у кассира-операциониста для подтверждения факта передачи суммы денег.

На основании Z-отчета за рабочую смену или за день ежедневно кассир-операционист составляет Справку-отчет по форме № КМ-6. В ней указываются показания счетчиков ККТ и выручка за рабочий день или смену, которая определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.

Если у предпринимателя несколько кассовых аппаратов, то на основании Справок-отчетов кассиров-операционистов ему необходимо составить сводный отчет по форме № КМ-7.

После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делаются записи в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4).

  Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение срока, установленного для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за их хранение несет предприниматель. Если вы будете снимать ККТ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

В целях проверки наличия денежных средств в кассе, а также проверки соответствия фактической суммы денежных средств суммам, отраженным в первичных документах кассы, необходимо проводить внезапные проверки кассы. Такие проверки проводятся в случае наличия наемных работников, которые занимаются приемом и расходованием денежных средств и оформлением первичных документов кассы (при этом с указанными работниками заключается договор о полной материальной ответственности). Результаты внезапной проверки фактического наличия денежных средств в кассе оформляются Актом о проверке наличия денежных средств кассы (форма КМ-9). Акт оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у индивидуального предпринимателя, второй - у работника, ответственного за ведение кассовых операций.

В случае участия в проверке представителя налогового органа Акт оформляется в трех экземплярах. В этом случае один экземпляр передается в налоговый орган, второй - предпринимателю, третий - материально ответственному лицу (работнику).

Обратите внимание, что с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма договора утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, не лишним будет под роспись ознакомить кассира с Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Это оградит организацию и ее руководство от санкций, если кассир по каким-либо причинам не пробьет чек. Дело в том, что за неприменение ККТ штраф грозит не только кассиру (от 1500 до 2000 руб.), но и виновному должностному лицу организации (от 3000 до 4000 руб.), а также самой организации (от 30 000 до 40 000 руб.). Об этом гласит статья 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Однако организация и ее руководство не будут считаться виновными в неприменении ККТ, если сделают все, чтобы не допустить нарушения. Подписанные кассиром Типовые правила могут послужить доказательством тому.

Необходимо знать, что внесены изменения в ст. 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 21, ст. 1957) пунктом 2.1 дополнена следующим содержанием:

«2.1. Организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие пунктов 2 и 3 настоящей статьи, при осуществлении видов деятельности, облагаемых единым налогом, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товары (работы, услуги) от населения».