Учет по центрам бюджетирования в управленческом учете/ Управленческий учет

Центры составления бюджета (смет) и сметные периоды

Центр составления сметы - это четко определенная часть организации, сформированная в целях функционирования системы сметного контроля. Каждая функция в рамках организации будет подразделяться на соответствующие центры составления сметы. При определении таких центров важно принимать во внимание ответственность управления. Управляющий, ответственный за центр составления сметы (например, механический цех в рамках функции производства) будет вовлечен в стадию планирования составления сметы в отношении своей сферы ответственности и будет своевременно получать контрольную информацию.

Сметный период - это период времени, в течение которого будет готовиться бюджет и который является предметом контроля. Длина периода будет зависеть от:

(а) Природы бизнеса - в кораблестроительстве или энергоснабжении, сметный период может составлять от 10 до 20 лет и это нормально. А для легкой промышленности (пошив одежды и мода) уместно применять сметный период, составляющий менее одного года.

(b) Части компании, по которой составляется смета - по капитальным затратам смета обычно составляется на более длительный период, чем в отношении объема производства.

(с) Основа контроля - многие компании используют 12-месячный период в качестве основного сметного периода, но в то же самое время общепринятым является то, что годовой бюджет разбивается поквартально или помесячно. Это прежде всего имеет место в целях контроля, так как фактические и сметные результаты должны непрерывно контролироваться. Не практично ждать конца 12-месячного сметного периода, а потом проводить контрольные сравнения.

Введение в систему сметного контроля

Прежде чем знакомиться с системой сметного контроля, важно обратить внимание на то, чтобы:

(а)основные исполнители брали на себя обязательства по
предлагаемой системе;

(б)были определены долгосрочные задачи организации;

(в)существовала адекватная база данных, на которой будут
основываться прогнозы и затраты;

(г)была составлена организационная схема, где четко были бы
определены области полномочий и ответственности. Затем
организация может быть подразделена на сметные центры
таким образом, чтобы каждый управляющий имел свою смету
и получал контрольную информацию о своем отделе. Это уже
по существу учет по центрам ответственности;

(д)была сформирована планово-финансовая комиссия и
выпускалось руководство по разработке смет;

(е)был определен ограничивающий фактор ( смотри ниже);

Планово-финансовая комиссия

Типичный пример планово-финансовой комиссии включает главного исполнительного директора, бухгалтера по управленческому учету (ответственный за исполнение сметы) и других функциональных лиц. Функции комитета включают:

(а)согласование политики в отношении бюджета

(б)координация бюджета

(в)изменения и дополнения в бюджет (например, если установлен
неприемлемый размер дохода)

(г)утверждение бюджета после внесения изменений, если
необходимо

(д)изучение сравнений сметных и фактических результатов и
рекомендуемые корректирующие действия, если таковые
необходимы.

Ответственный за исполнение сметы является секретарем комиссии и отвечает за соблюдение временного расписания и предоставление необходимой помощи функциональным управляющим в составлении смет и анализе результатов.

Руководство по разработке смет

Руководство по разработке смет представляет собой документ, устанавливающий постоянные инструкции, регулирующие ответственность сотрудников, а также порядок, формы и записи в отношении подготовки и использования бюджетов. Также в пособии определяется порядок составления смет, ответственность каждого задействованного лица и временное расписание.

Непрерывное и периодическое составление бюджета (смет)

Влияние инфляции на бюджет может быть очень серьезным. В прошлом, резкая инфляция приводила к широкому использованию непрерывных скользящих бюджетов. Бюджет готовится на год вперед (или на любой другой выбранный период) и в конце первого контрольного периода бюджет на оставшийся период пересматривается в свете инфляции, если таковая существует, принимая во внимание изменения, связанные с ожиданием инфляции в будущем, что, в свою очередь, служит основой составления бюджета на первый контрольный период следующего года.

Такой порядок повторяется каждый контрольный период, т.е. всегда есть в наличии бюджет на год вперед и бюджеты постоянно обновляются настолько, насколько это возможно. Такая непрерывная переработка бюджетных цифр ведет к более точным прогнозам будущей деятельности. Даже если сейчас дни гиперинфляций в прошлом, многие фирмы до сих пор ведут скользящую систему составления бюджета, регулярно обновляя бюджеты в свете изменений, произошедших на предприятии.

В то время как горизонт планирования непрерывных бюджетов является постоянным, горизонт планирования периодических бюджетов сокращается по мере истечения периода. Периодические бюджеты формируются на учетный период, обычно на один год, но могут составляться также на три месяца, и хотя прогноз на год может изменяться, изначальный периодический бюджет остается неизменным. Это означает, что в целях финансового планирования управление будет смотреть только на конец периода, в то время как при использовании непрерывных бюджетов управление должно всегда планировать на 12 месяцев вперед. Тем не менее, периодические бюджеты широко используются на практике, в основном, потому что они создают меньше административных барьеров. Непрерывные бюджеты - это конечно хорошая идея, но периодические бюджеты более практичны.