4) Каким образом внедрять управленческий учет/ Управленческий учет

Каким образом внедрять управленческий учет

При планировании, учете, контроле, анализе и принятии решений рассматриваются не отдельные функциональные области (продажи, производство, логистика и пр.), а сквозная цепочка последовательных действий, ориентированная на создание результата, значимого для внешнего потребителя. В этом контексте специфика управленческого учета заключается в получении связанной информации, опосредующей цепочку добавленной стоимости.

Последовательность действий по внедрению классическая.

Вначале определяются цели управленческого учета. В зависимости от целей бизнеса вырабатывается согласованное, разделяемое менеджерами мнение о границах системы управленческого учета, необходимых и достаточных на данном этапе развития бизнеса. В перечень целей управленческого учета, как правило, включают комбинацию из следующих задач:

• управление затратами;

• контроль денежных потоков;

• управление оборотными средствами;

• повышение отдачи от вложенного капитала;

• планирование рациональной загрузки оборудования;

• контроль дебиторской задолженности и др.

Есть смысл проанализировать, будут ли входить инвестиционные и финансовые расчеты в перечень задач подразделений, ответственных за ведение управленческого учета.

В зависимости от поставленных целей будут очерчены контуры целевой системы управленческого учета. Затем анализируются объекты, в разрезе которых будет вестись учет, причем таким образом, чтобы получение данных в разрезе объектов учета поддерживало принятие решений по достижению/недостижению целей компании. Параллельно фиксируется информация о пользователях управленческой информации, поставляемой системой.

Для того чтобы не создавать две параллельные системы (управленческого и бухгалтерского учета), следует решать задачу максимальной интеграции этих систем. Планы счетов бухгалтерии должны быть настроены на такую аналитику, которая является достаточной для создания менеджерской отчетности.

Необходимо сопоставление и «выравнивание» аналитических срезов информации (например, статьи затрат, по которым подразделения составляют сметы затрат, а затем БДР, который ведется в бюджетировании, должны интегрироваться или входить как элемент в учет затрат, который ведется при учете себестоимости).

Существенную часть работы по постановке системы управленческого учета составляет формирование регламентной и нормативной базы. В зависимости от масштабности решаемой задачи сюда могут входить разработка и утверждение учетной политики управленческого учета, рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, правил документооборота и т. д. Внутрифирменные стандарты управленческого учета условно можно классифицировать по трем типам:

• инструктивно-методическая документация, с помощью которой персонал обучается методологии управленческого учета, принятого в компании;

• нормативно-справочная документация устанавливает правила группировки однородных элементов информации. Это — различные справочники и классификаторы, структура и состав затратных и доходных статей, финансовая структура и т. д.;

• документы регламентирующего характера – описание бизнес-процессов, в рамках которых определяется, кто, в какой последовательности, с использованием каких ресурсов, в каких системах выполняет функции в рамках управленческого учета.

После того, как ваша система управленческого учета наполнилась четким смыслом и содержанием на бумаге, согласована с ключевыми пользователями системы, можно приступать к этапу внедрения. Для этого разрабатывается план внедрения, содержащий как непосредственно мероприятия по реализации системы управленческого учета в выбранной информационной системе, так и комплекс мероприятий по внедрению изменений, основанный на Change Management.

Любым проектом, а тем более сложным проектом по внедрению управленческого учета, следует управлять как изменениями, отсюда вытекают управление группами влияния, возникающими вследствие дифференциации отношения к изменениям, информационные, обучающие мероприятия, внедрение механизмов стимулирования изменений и пр.

Внедрение управленческого учета – это проект, который затрагивает всю компанию целиком. Создание и внедрение системы управленческого учета может состоять из трех этапов, на каждом из которых решаются определенные задачи.

Этап 1. Анализ текущей ситуации в компании и постановка задачи по формированию системы управленческого учета. Необходимо определить круг управленческих задач, которые должен решать данный учет. Например, задача сбора и анализа информации о финансовом результате деятельности по каждому подразделению; определение центров затрат, и центров прибыли и центров инвестиций; сокращение издержек; оптимизация логистических цепочек; построение системы мотивации персонала на основе выполнения плана и достижения запланированных показателей и т.д. В мировой практике выработана четкая система управленческих данных, направленных на решение стандартных управленческих задач (к ним относятся управление логистикой, планирование и прогнозирование деятельности, финансовый учет и анализ), и поддерживающей их сбор и контроль документации.

Далее нужно определить, какие данные нужны для решения выше перечисленных задач, каким организовать их сбор и анализ, а также правила документооборота (маршруты прохождения документов).

И, наконец, важно определить результаты, которые планируется достичь и ответственных за их достижение. Возможно, что в ходе данного этапа возникнет необходимость разработать недостающие документы или видоизменить существующие.

Этап 2.  Согласование полученных на первом этапе результатов с существующими управленческими решениями, с учетной политикой, финансовым учетом, системой мотивации, бухгалтерской практикой и т.д.  

Вполне естественно согласовать полученные на первом этапе результаты с требованиями бухгалтерского, финансового и налогового учета. Важно связать данные управленческого учета с нормативным расчетом себестоимости продукции, ведь соотнесение затрат может отличаться в бухгалтерском и в управленческом учете. В бухгалтерском учете, например, учет затрат строго регламентирован, в то время как в управленческом учете он отражает конкретные требования менеджеров. Так, определенные издержки могут относиться как на финансовый результат (например, по определенному виду деятельности или менеджеру), так и амортизироваться или накапливаться без списания, либо относиться на себестоимость. И таких нюансов множество. Поэтому важно определиться с привязкой системы управленческого учета с существующими учетными системами. Если говорить об автоматизации управленческого учета, то важно, чтобы информация, поступившая один раз в систему посредством одного ввода, попадала бы в разные формы, документы и проч. А для этого и нужно согласовать требования управленческого учета с другими учетными системами компании.

Этап 3. Собственно, внедрение новых разработанных учетных технологий в жизнь. Здесь важно понимать и учитывать следующее. Красиво изложенные мысли и план на бумаге не всегда очевидны тем, кто должен по ним жить в реальности. Необходимо провести определенную работу с персоналом с тем, чтобы во-первых, снизить сопротивление новому (а это всегда присуще людям), и, во-вторых, обучить людей тому, что им предстоит делать и каким образом. Важно поддерживать процесс внедрения организационно-административными мерами (то есть необходимо официально возложить ответственность за сбор и анализ данных на персоналии менеджеров, разработать должностные инструкции для исполнителей, утвердить формы документов и правила документооборота). И еще одно условие, без которого внедрение системы управленческого учета вряд ли будет эффективным и результативным. Необходимо, чтобы руководство компании, первые лица проявляли поддержку и заинтересованность в результатах внедрения. Руководители компании должны быть лидерами внедрения. Только в этом случае они и компания в целом получат тот результат, который был запланирован. И с течением времени именно руководство получит все те выгоды, которые способен дать управленческий учет.     

В заключение хочется сказать, что грамотно выстроенный управленческий учет – это своего рода драйвер роста для бизнеса, основа для стратегических и оперативных решений. Общеизвестно, что кто владеет информацией, тот владеет миром. При этом важно, чтобы вы обладали этой информацией раньше, чем это сделают ваши конкуренты. А значит, лучше не откладывать…